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La Ruche Séquoia vient d’être inaugurée le 2 juillet par la Secrétaire Générale. Situé au RdC de la Tour séquoia, ce nouvel espace a été aménagé par la DAF au service des agents avec 3 espaces :
 un espace flex : modulable, spacieux, lumineux avec des matières naturelles (bois, murs végétaux...). Pour travailler seul ou en coworking ou pour des événements ou ateliers collaboratifs. L’espace est en accès libre ou réservante sur P2R selon les jours de la semaine.
 un espace de ressources documentaires en libre accès tous les jours de 10h à 17h30
 un espace de convivialité dédié à la lecture presse et revues en libre accès tous les jours de 10h à 17h30

Ce nouvel espace est le résultat d’un processus de travail dynamique, collaboratif mobilisant les méthodologies du design thinking et l’innovation collaborative. La vocation documentaire du lieu a été revisitée pour construire collectivement un espace de travail et de rencontre adapté aux besoins de connaissances et aux nouvelles pratiques de travail.

Le projet, piloté par la mission de la politique documentaire, a été accompagné en 2020 et 2021 par l’équipe de la Fabrique à Projets du SPES, avec l’appui de la société Noda spécialisée en prototypage, en associant les directions métiers du pôle ministériel pour rester au plus près des besoins des agents et garantir une utilisation optimale et durable de cet espace commun.

Une première série de 4 ateliers participatifs à distance a été organisée au printemps 2020 pour identifier les besoins des directions métiers et imaginer des offres d’espaces et de services complémentaires à celles qui existent déjà. Les participants ont ainsi fait émergé l’idée d’un lieu qui sert à accélérer la réalisation des projets en facilitant le décloisonnement et la collaboration entre directions.

Une deuxième série d’ateliers numériques a été organisée en février 2021 avec l’appui de NOD-A pour prototyper des plans isométriques du nouvel espace, une charte d’utilisation, des scénarios d’usages ainsi qu’un plan d’actions.

La solution retenue collectivement à l’issue de ces ateliers s’intitule : La ruche Séquoia : "Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin". La mission documentaire de la DAF a conduit le chantier depuis le printemps en restant au plus prés de la solution proposée par les agents.

Des solutions innovantes de matériel et d’aménagements ont été trouvées pour rendre le lieu attractif et cohérent avec les missions du pôle ministériel.

Un exemple fructueux d’un travail d’équipe concret et abouti avec la contribution des approches participatives, centrées usagers dans la conduite des projets !

Pour tout savoir sur la Ruche et voir l’inauguration (accès intranet uniquement).