Quand l’intelligence collective rencontre l’intelligence artificielle : l’exemple de la refonte du système d’information documentaire

Le bureau valorisation et appui (BVA) de la mission de la politique documentaire a sollicité la Fabrique à projets début 2023 pour être accompagné dans la préfiguration d’un nouveau service basé sur l’exploitation du système d’information documentaire ministériel (SIDoc).  

Le SIDoc capitalise depuis 1998 plus de 500 000 références, dont 140 000 articles de veille (pour un accroissement de 1 500 articles par mois) ainsi qu’un fond photographique composé de 6 000 images. Cette base de données est sous-utilisée par les services, en particulier parce que, pris indépendamment les uns des autres, chaque élément de la base revêt à long terme moins de valeur que traité en masse. L’objectif initial du BVA était d’exploiter ces données pour proposer aux agents un outil de visualisation et d’aide à la décision pour le portage et le suivi des politiques publiques. 

Afin de répondre à cette demande, la Fabrique à projets a identifié des premiers cas d’usages potentiels à partir d’un échantillon restreint d’utilisateurs préalablement recrutés par le BVA. Les agents identifiés au sein des directions d’administration centrale (CGDD, DGITM, STMAR, DNUM) ont, dans un premier temps, été interviewés individuellement puis ont été conviés à participer à un atelier d’intelligence collective. 

Cette phase d’exploration a révélé, en décalage avec l’objectif initial du BVA, que des difficultés plus prosaïques se posent aux agents. D’une part, la multiplication des plateformes de stockage disperse les données et complique l’accès à la ressource documentaire. D’autre part, les agents et leurs prestataires produisent une quantité de données qui n’est ni répertoriée, ni partagée et donc est sous-exploitée : les règles de partage et de mise à disposition de ces données ne sont pas définies. La fabrique à projets a alors proposé au BVA de faire pivoter le projet et, dans une approche centrée « usagers », de réorienter la recherche de solutions à partir de ces problématiques. 

Ainsi, dans une seconde phase de l’accompagnement, 5 concepts de services ont été imaginés (en chambre).  

Un second atelier d’intelligence collective a alors été organisé à l’automne 2023 pour tester et enrichir les deux concepts préalablement retenus par le BVA : la boussole documentaire (cartographie interactive de l’ensemble des plateformes et services documentaires de nos ministères) et le générateur (multiservice permettant de produire, répertorier et valoriser les livrables des agents et des prestataires). Le défi posé aux participants était de créer les scénarios d’usage de ces concepts, étape par étape, depuis la prise de connaissance de l’existence de l’outil jusqu’au téléversement d’une ressource (générateur) ou la création d’un fil d’actualités personnalisé (boussole). 

Pour finir notre accompagnement, une troisième et dernière étape a permis de rentrer dans le détail des fonctionnalités de ces deux concepts et de les penser à partir des spécificités du SIDoc (charte graphique de l’Etat, ergonomie et arborescence, thésaurus…). Un 3e et dernier atelier a été organisé en février 2024 avec un nouveau panel d’utilisateurs pour simuler, à partir de cas d’usage types, l’utilisation de la boussole et du générateur. Toute la matière recueillie lors de cet atelier a permis de mieux qualifier la granulométrie des ces outils (calibrer la plus grande et la plus petite maille d’informations) et le type de navigation attendue. La fabrique à projets avait recruté à cette époque une apprentie UX designeuse. Ses compétences ont été mobilisées pour prototyper les wireframes (maquettes cliquables) qui ont constitué le livrable final de notre accompagnement au printemps 2024. 

L’histoire de notre accompagnement étant finie, le lecteur averti de l’article se demande en quoi la refonte du SIDoc illustre l’interconnexion entre intelligence collective et intelligence artificielle. En réalité, ce qui constituait en 2023 encore une intuition du BVA (un outil de visualisation de métadonnées) est devenue en mars 2025 une réalité technologique avec le lancement de SofIA, l’IA publique du pôle ministériel. Celle-ci permet d’interroger une base documentaire fiable, spécialisée et mutualisée qui utilise uniquement les données, statistiques, rapports et études du pôle ministériel. SofIA est encore un prototype en phase d’expérimentation qui va évoluer et s’améliorer. Comme toute IA, son succès va reposer en grande partie sur le volume d’informations à sa disposition et donc, à sa capaciter à collecter un maximum des données, statistiques, études, rapports produits dans le ministère… ce qui constitue justement l’objectif du générateur. 

Et c’est à ce niveau que l’intelligence collective rencontre l’intelligence artificielle : les méthodologies inspirées du design qu’utilise la fabrique à projets a permis d’identifier un irritant et de prototyper une solution y répondant. Solution pour laquelle le BVA a confié le développement numérique à un prestataire, et qui, quelques mois plus tard, se révèle être (opportunément) une brique technique pour améliorer SofIA. 

Alors, est-ce vous êtes prêt à alimenter le générateur de vos données et ainsi contribuer au succès de SofIA ? 

A la Mission documentaire de la DAF, Laurent Saye, à l'initiative de ce projet et ancien administrateur du SIDoc, est maintenant adjoint à la Cheffe du Bureau valorisation et appui, Florence Lamor, pour assurer le pilotage et le développement du SIDoc.